BAS Управління торгівлею

Функціональні можливості програми "BAS Управління торгівлею"

"BAS Управління торгівлею" враховує будь-які види торговельних операцій і охоплює різні функції обліку - від ведення довідників до отримання аналітичних звітів. Програма передбачає ведення управлінського обліку по торговому підприємству в цілому. Функціонал продукту можна легко адаптувати до масштабу організації, наприклад, спростити його для невеликого підприємства, відключивши непотрібні опції, які розраховані тільки на великий бізнес.

• управління відносинами з клієнтами;
• управління продажами;
• управління торговими представниками;
• управління запасами;
• управління закупівлями;
• управління складом;
• управління фінансами;
• моніторинг і аналіз цільових показників діяльності підприємства.

Управління відносинами з клієнтами

Управління відносинами з клієнтами, або CRM (Customer Relationship Management) - важлива складова сучасної інформаційної системи організації: для бізнесу в умовах жорсткої конкуренції необхідно максимально використовувати потенціал кожного клієнта, утримувати його і підтримувати з ним довгострокові відносини, задовольняючи його потреби і відповідаючи його вимогам до продукції та обслуговування.

Управління відносинами з клієнтами передбачає постійний збір і аналіз інформації про реальних і потенційних клієнтів: реакції на комерційну пропозицію, скарги, переваги, виконання зобов'язань, доходи, які вони приносять або можуть принести підприємству. Аналіз цих даних дозволяє з'ясувати ступінь задоволеності клієнтів і запобігти їх перемиканню на конкурентні товари і послуги, адже відомо, що компанії набагато дорожче обходиться залучення нового клієнта, ніж утримання вже існуючого.

Накопичення величезних масивів інформації про клієнтів (їх може бути сотні, тисячі) вимагає автоматизації роботи з цими даними.

Програма "BAS Управління торгівлею"; дозволяє організації ефективно управляти відносинами з клієнтами і партнерами (покупцями, постачальниками, суміжниками).; 

Функціонал конфігурації передбачає:

• використання індивідуального підходу до кожного клієнта;
• зберігання інформації по контрагентам і історії взаємодій;
• управління продажами;
• аналіз угод;
• реєстрація та обробка рекламацій від клієнтів;
• аналіз лояльності клієнтів;
• проведення АВС- та XYZ-аналізу клієнтів;
• аналіз ефективності роботи менеджерів.
  

Функціонал продукту з управління відносинами з клієнтами може бути необхідний комерційним директорам, директорам з маркетингу, співробітникам відділів маркетингу і збуту.

Управління продажами

Програмний продукт дозволяє встановлювати правила продажу (цінові умови, умови по оплаті, графіки продажів, умови по знижкам) і автоматизувати процеси продажів (комерційні пропозиції, управління замовленнями клієнтів, реалізація товарів і послуг, оформлення необхідних документів). "Управління торгівлею" лінійки BAS передбачає ведення обліку як в грошовому, так і в натуральному вираженні.

Управління замовленнями клієнтів має на увазі розміщення замовлення клієнта, резервування товару, відвантаження товару зі складу.

У програмі "BAS Управління торгівлею" розроблено робоче місце касира, тому це рішення використовується також для автоматизації роздрібного магазину. Для побудови лояльності покупців в програмі ведеться облік бонусів і бонусних карт.

Управління торговими представниками

Програмне рішення "BAS Управління торгівлею" дає можливість закріплення клієнтів за торговельними агентами, планування графіка відвідувань клієнтів, постановки завдань для агентів, отримання даних про клієнтів, їх замовленнях, отримання інформації про витрати торгових представників, аналізу ефективності роботи торгових агентів, план-фактного аналізу роботи представників. Також фіксується інформація про витрати торгового представника (авансові звіти) і зібрана інформація про клієнтів.

Передбачена також можливість самостійної роботи торгових представників без оформлення попередніх завдань: торговим представникам передається інформація про товари і клієнтів. Після роботи з клієнтами торговельний представник фіксує оформлення замовлення, уточнює відомості про клієнтів або вводить дані про нових клієнтів, фіксує дані про витрати.

Аналіз діяльності торгових представників проводиться за допомогою різних звітів: можна порівняти діяльність торгових представників з точки зору ефективності їх роботи, а також провести план-фактний аналіз діяльності торгових представників.

Управління запасами

Конфігурація дозволяє довгостроково планувати закупівлі та забезпечувати товарами поточні замовлення підприємства. Ключовими цілями процесу управління запасами є:

• Наявність запасів на складі в необхідній кількості;
• Досягнення бажаного рівня обслуговування клієнтів;
• Зниження потреби в оборотних коштах;
• Покращення показників оборотності товарів;
• Зниження витрат підприємства на закупівлю і зберігання товарів;
• Усунення надлишкових запасів.

Управління закупівлями

Рішення дає можливість контролювати терміни поставки товарів, своєчасно проводити оплати постачальникам, аналізувати збої в постачаннях товару, враховувати додаткові витрати, пов'язані з постачанням товару. Конфігурація дозволяє автоматизувати такі операції з управління закупівлями:

• формування календарного плану закупівель;
• формування потреби в товарах;
• підбір постачальників (за ціною, надійності, термінів поставок);
• планування закупівель за кількома можливими сценаріями;
• формування замовлень для постачальників;
• контроль поставок товару;
• своєчасна оплата постачальникам;
• моніторинг цін постачальників.

Управління складом

Функціонал конфігурації "BAS Управління торгівлею" дає можливість:

• ведення обліку товарів;
• управління залишками товарів на складах;
• оптимізації розміщення товарів у місцях зберігання;
• обліку серійних номерів, строків придатності товарів;
• резервування товарів;
• оформлення необхідних документів для прийому / відвантаження товарів;
• інвентаризації;
• обліку руху товару.

Управління фінансами

Програмне рішення BAS для управління торгівлею дозволяє управляти взаєморозрахунками, планувати грошові кошти, проводити касові і банківські операції, проводити обмін документами / рахунками-фактурами, аналізувати фінансові результати.

Планування руху грошових коштів

У програмі забезпечується можливість планування, реєстрації надходжень і виплат готівкових та безготівкових грошових коштів. Узагальнені дані про планування руху грошових коштів представляються у вигляді платіжного календаря. Надходження коштів планується виходячи з інформації про плановану оплату замовлень клієнтів. При плануванні надходження коштів також враховуються інші надходження грошових коштів (наприклад, надання кредитів).

Витрати грошових коштів плануються на підставі попередньо оформлених і затверджених заявок на витрачання грошових коштів. При плануванні може використовуватися контроль лімітів витрачання коштів. При витраті коштів може здійснюватися контроль витрачання коштів у відповідності з раніше оформленими заявками на витрачання коштів.

Підтримується Еквайринг: програма забезпечує можливість обліку надходжень і повернень коштів, що надійшли за допомогою банківських пластикових карт різних платіжних систем.

Визначення фінансового результату

Підтримуються наступні методи розрахунку собівартості запасів:

• Середня за місяць;
• FIFO (зважена оцінка);
• FIFO (змінна оцінка).

Підтримується облік собівартості товарів в розрізі податкових призначень товарів.

Підтримується облік собівартості робіт. Роботи в програмі враховуються аналогічно товарам, але вони не зберігаються на складі, а числяться за підрозділом, котрий їх зробив або закупив.

Облік фінансових результатів (прибутку, збитків) ведеться паралельно по підприємству в цілому, що дозволяє визначити фінансовий результат підприємства в цілому, а також в розрізі напрямів діяльності підприємства. Склад напрямків може визначатися дуже гнучко, наприклад, напрямки можуть відповідати точкам продажу (для роздрібних підприємств), асортименту (для дистриб'юторів), проектам тощо.

Підтримується опис довільних правил розподілу собівартості і виручки від продажів на напрями діяльності, що спираються на аналітику продажів.

Фінансовий результат визначається шляхом зіставлення витрат з отриманими доходами. У програмі реалізований повний контур обліку фінансових результатів, який включає в себе наступні напрямки.

• Облік виручки і собівартості продажів
• Облік доходів і витрат;
• Розподіл витрат на собівартість товарів;
• Розподіл доходів і витрат на напрямки діяльності;
• Облік фінансових результатів;
• Аналіз доходів, витрат і фінансових результатів.

Контроль і аналіз діяльності підприємства

Звіт "Управлінський баланс" дає можливість контролю фінансового стану підприємства за статтями активів і пасивів в цілому по підприємству і з аналітикою по організаціям і підрозділам. Прикладне рішення дозволяє налаштувати "приладову панель" керівника, виводячи на неї різні показники діяльності підприємства. Склад показників, алгоритми їх формування, форма подання можуть гнучко налаштовуватися.

Облік кредитів і депозитів

У програмі реалізований облік кредитів, депозитів і позик.

Роздрібні продажі в BAS Управління торгівлею

• Формування асортименту товарів відповідно до форматів магазинів;
• Установка кількісних обмежень (квот) для категорій товарів в магазинах різних форматів;
• Визначення складу товарної категорії - які саме товари будуть представляти кожну категорію в кожному форматі;
• Визначення ролі товару в асортименті, стадії асортименту і призначення виду цін для товарів асортименту.

Для управління продажами в роздрібній мережі рекомендується використовувати продукт в зв'язці з "BAS Роздрібна торгівля" або одним з галузевих рішень на базі "BAS Роздрібна торгівля"". Така схема забезпечує:

• максимальні можливості управління складами, управління взаємовідносинами з постачальниками, планування і аналіз продажів в різних розрізах, організації акцій підвищення лояльності покупців;
• автономну роботу, не залежну від надійності каналу зв'язку з офісом, зручне, функціональне робоче місце касира.

Роздрібні операції можуть також виконуватися і безпосередньо в "BAS Управління торгівлею"". При цьому можна використовувати різне торгове обладнання та реєстратори розрахункових операцій (РРО): фіскальні реєстратори, сканери штрих-кодів, електронні ваги, термінали збору даних тощо.

При оформленні роздрібних продажів касир використовує спеціалізоване робоче місце, яке дозволяє виконувати послідовно всі операції при продажу товарів в торговому залі:

• Відкриття касової зміни;
• Оформлення чека;
• Прийом оплати від покупця;
• Закриття касової зміни;
• Передача роздрібної виручки в касу підприємства.

Оплата чека може виконуватися як готівкою, так і з використанням платіжних карт. У процесі оперативної роботи передбачена можливість оформлення повернень протягом касової зміни. Після закриття касової зміни формується документ "Звіт про роздрібні продажі". Інформацію про всі пробитих чеках після закриття касової зміни зберігається в інформаційній базі в вигляді архівних чеків. Після закриття касової зміни, на підставі архівних чеків, можна оформити операцію повернення товарів роздрібному покупцеві.

Програма дозволяє не тільки проводити оплату платіжними картами (еквайрингові операції), але і відстежувати процес перерахування грошових коштів з банку. Автоматизований процес завантаження даних про еквайрінгових операціях, реалізовані звіти для контролю проходження еквайрінгових платежів.

Моніторинг і аналіз діяльності підприємства (Рапорт керівнику)

Програмний продукт містить інструментарій для керівника, що дозволяє моніторити основні показники діяльності підприємства і формувати різні звіти для аналізу і прийняття управлінських рішень.