BAS Управління торгівлею

Функциональные возможности программы "BAS Управління торгівлею"

"BAS Управління торгівлею" учитывает любые виды торговых операций и охватывает различные функции учета – от ведения справочников до получения аналитических отчетов. Программа предусматривает ведение управленческого учета по торговому предприятию в целом. Функционал продукта можно легко адаптировать к масштабу организации, например, упростить его для небольшого предприятия, отключив ненужные опции, которые рассчитаны только на крупный бизнес.

С ее помощью автоматизируются следующие направления хозяйственной деятельности:

• управление отношениями с клиентами;
• управление продажами;
• управление торговыми представителями;
• управление запасами;
• управление закупками;
• управление складом;
• управление финансами;
• мониторинг и анализ целевых показателей деятельности предприятия.

Управление отношениями с клиентами

Управление отношениями с клиентами, или CRM (Customer Relationship Management) – важная составляющая современной информационной системы организации: для бизнеса в условиях жесткой конкуренции необходимо максимально использовать потенциал каждого клиента, удерживать его и поддерживать с ним долгосрочные отношения, удовлетворяя его потребности и соответствуя его требованиям к продукции и обслуживанию.

Управление отношениями с клиентами подразумевает постоянный сбор и анализ информации о реальных и потенциальных клиентах: реакции на коммерческое предложение, жалобы, предпочтения, выполнения обязательств, доходы, которые они приносят или могут принести предприятию. Анализ этих данных позволяет выяснить степень удовлетворенности клиентов и предотвратить их переключение на конкурентные товары и услуги, ведь известно, что компании намного дороже обходится привлечение нового клиента, нежели удержание уже существующего.

Накопление огромных массивов информации о клиентах (их может быть сотни, тысячи) требует автоматизации работы с этими данными.

Программа "BAS Управління торгівлею" позволяет организации эффективно управлять отношениями с клиентами и партнерами (покупателями, поставщиками, смежниками). ;

Функционал конфигурации предусматривает:

• использование индивидуального подхода к каждому клиенту;
• хранение информации по контрагентам и истории взаимодействий;
• управление продажами;
• анализ сделок;
• регистрация и обработка рекламаций от клиентов;
• анализ лояльности клиентов;
• проведение АВС- и XYZ-анализа клиентов;
• анализ эффективности работы менеджеров.

Функционал продукта по управлению отношениями с клиентами может быть необходим коммерческим директорам, директорам по маркетингу, сотрудникам отделов маркетинга и сбыта.

Управление продажами

Программный продукт позволяет устанавливать правила продаж (ценовые условия, условия по оплате, графики продаж, условия по скидкам) и автоматизировать процессы продаж (коммерческие предложения, управление заказами клиентов, реализация товаров и услуг, оформление необходимых документов). Управление торговлей линейки BAS предусматривает ведение учета как в денежном, так и в натуральном выражении. Управление заказами клиентов подразумевает размещение заказа клиента, резервирование товара, отгрузку товара со склада. 

В программе "BAS Управління торгівлею" разработано рабочее место кассира, поэтому это решение используется также для автоматизации розничного магазина. Для построения лояльности покупателей в программе ведется учет бонусов и бонусных карт.

Управление торговыми представителями

Программное решение "BAS Управління торгівлею" дает возможность закрепления клиентов за торговыми агентами, планирования графика посещений клиентов, постановки заданий для агентов, получения данных о клиентах, их заказах, получения информации о расходах торговых представителей, анализа эффективности работы торговых агентов, план-фактного анализа работы представителей. Также фиксируется информация о расходах торгового представителя (авансовые отчеты) и собранная информация о клиентах.

Предусмотрена также возможность самостоятельной работы торговых представителей без оформления предварительных задач: Торговым представителям передается информация о товарах и клиентах. После работы с клиентами торговый представитель фиксирует оформление заказа, уточняет сведения о клиентах или вводит данные о новых клиентах, фиксирует данные о расходах.

Анализ деятельности торговых представителей проводится с помощью различных отчетов: можно сравнить деятельность торговых представителей с точки зрения эффективности их работы, а также провести план-фактный анализ деятельности торговых представителей.

Управление запасами

Конфигурация позволяет долгосрочно планировать закупки и обеспечивать товарами текущие заказы предприятия.

Ключевыми целями процесса управления запасами являются:

• Наличие запасов на складе в необходимом количестве,
• Достижения желаемого уровня обслуживания клиентов;
• Снижение потребности в оборотных средствах;
• Улучшение показателей оборачиваемости товаров;
• Снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров,
• Устранение избыточных запасов.

Для полного достижения вышеуказанных целей прикладное решение позволяет поддерживать запасы на складе, обеспечивать количество товаров по текущим заказам на отгрузку и обеспечивать потребности по планам закупок.

Управление закупками

Решение дает возможность контролировать сроки поставки товаров, своевременно производить оплаты поставщикам, анализировать сбои в поставках товара, учитывать дополнительные расходы, связанные с поставкой товара. 

Конфигурация позволяет автоматизировать такие операции по управлению закупками:

• формирование календарного плана закупок;
• формирование потребности в товарах;
• подбор поставщиков (по цене, надежности, срокам поставок);
• планирование закупок по нескольким возможным сценариям;
• формирование заказов для поставщиков;
• контроль поставок товара;
• своевременная оплата поставщикам;
• мониторинг цен поставщиков.

Управление складом

Функционал конфигурации "BAS Управління торгівлею" дает возможность:

• ведения учета товаров;
• управления остатками товаров на складах;
• оптимизации размещения товаров в местах хранения;
• учета серийных номеров, сроков годности товаров;
• резервирования товаров;
• оформления необходимых документов для приема/отгрузки товаров;
• инвентаризации;
• учета товародвижения.

Управление финансами

Программное решение "BAS Управління торгівлею" позволяет управлять взаиморасчетами, планировать денежные средства, проводить кассовые и банковские операции, проводить обмен документами/счетами-фактурами, анализировать финансовые результаты. 

Планирование движения денежных средств

В программе обеспечивается возможность планирования, регистрации поступлений и выплат наличных и безналичных денежных средств. Обобщенные данные о планировании движения денежных средств представляются в виде платежного календаря. Поступление средств планируется исходя из информации о планируемой оплате заказов клиентов. При планировании поступления средств также учитываются другие поступления денежных средств (например, предоставление кредитов).

Расходы денежных средств планируются на основании предварительно оформленных и утвержденных заявок на расходование денежных средств. При планировании может использоваться контроль лимитов расходования средств. При расходе средств может осуществляться контроль расхода средств в соответствии с ранее оформленными заявками на расходование средств.

 Поддерживается Эквайринг: программа обеспечивает возможность учета поступлений и возвратов средств, поступивших с помощью банковских пластиковых карт различных платежных систем.

Определение финансового результата

Поддерживаются следующие методы расчета себестоимости запасов:

• Средняя за месяц;
• FIFO (взвешенная оценка);
• FIFO (переменная оценка).

Поддерживается учет себестоимости товаров в разрезе налоговых назначений товаров.

Поддерживается учет себестоимости работ. Работы в программе учитываются аналогично товарам, но они не сохраняются на складе, а числятся за подразделением, которое их сделало или закупило.

Учет финансовых результатов (прибыли, убытков) ведется параллельно по предприятию в целом, что позволяет определить финансовый результат предприятия в целом, а также в разрезе направлений деятельности предприятия. Состав направлений может определяться очень гибко, например, направления могут соответствовать точкам продажи (для розничных предприятий), ассортимента (для дистрибьюторов), проектам и тому подобное.

Поддерживается описание произвольных правил распределения себестоимости и выручки от продаж на направления деятельности, опирающихся на аналитику продаж.

Финансовый результат определяется путем сопоставления затрат с полученными доходами. В программе реализован полный контур учета финансовых результатов, который включает в себя следующие направления.

• Учет выручки и себестоимости продаж
• Учет доходов и расходов
• Распределение расходов на себестоимость товаров.
• Распределение доходов и расходов на направления деятельности.
• Учет финансовых результатов.
• Анализ доходов, расходов и финансовых результатов.

Контроль и анализ деятельности предприятия

Отчет "Управленческий баланс" дает возможность контроля финансового состояния предприятия по статьям активов и пассивов в целом по предприятию и с аналитикой по организациям и подразделениям. Прикладное решение позволяет настроить "приборную панель" руководителя, выводя на нее различные показатели деятельности предприятия. Состав показателей, алгоритмы их формирования, форма представления могут гибко настраиваться.

Учет кредитов и депозитов

В программе реализован учет кредитов, депозитов и займов.

Розничные продажи в BAS Управління торгівлею

Программа позволяет автоматизировать управление продажами через собственную сеть магазинов:

• Формирование ассортимента товаров в соответствии с форматами магазинов;
• Установка количественных ограничений (квот) для категорий товаров в магазинах различных форматов;
• Определение состава товарной категории - какие именно товары будут представлять каждую категорию в каждом формате;
• Определение роли товара в ассортименте, стадии ассортимента и назначения вида цен для товаров ассортимента.

Для управления продажами в розничной сети рекомендуется использовать продукт в связке с "BAS Роздрібна торгівля" или одним из отраслевых решений на базе "BAS Роздрібна торгівля". Такая схема обеспечивает:

• максимальные возможности управления складами, управление взаимоотношениями с поставщиками, планирование и анализ продаж в различных разрезах, организации акций повышения лояльности покупателей;
• автономную работу, не зависящую от надежности канала связи с офисом, удобное, функциональное рабочее место кассира.

Розничные операции могут также выполняться и непосредственно в "BAS Управління торгівлею". При этом можно использовать различное торговое оборудование и регистраторы расчетных операций (РРО): фискальные регистраторы, сканеры штрих-кодов, электронные весы, терминалы сбора данных и тому подобное.

При оформлении розничных продаж кассир использует специализированное рабочее место, которое позволяет выполнять последовательно все операции при продаже товаров в торговом зале:

• Открытие кассовой смены;
• Оформление чека;
• Прием оплаты от покупателя;
• Закрытие кассовой смены;
• Передача розничной выручки в кассу предприятия.

Оплата чека может выполняться как наличными, так и с использованием платежных карт. В процессе оперативной работы предусмотрена возможность оформления возвратов в течение кассовой смены. После закрытия кассовой смены формируется документ "Отчет о розничных продажах". Информация обо всех пробитых чеках после закрытия кассовой смены сохраняется в информационной базе в виде архивных чеков. После закрытия кассовой смены, на основании архивных чеков, можно оформить операцию возврата товаров розничному покупателю.

Программа позволяет не только производить оплату платежными картами (эквайринговые операции), но и отслеживать процесс перечисления денежных средств из банка. Автоматизирован процесс загрузки данных об эквайринговых операциях, реализованы отчеты для контроля прохождения эквайринговых платежей.

Мониторинг и анализ деятельности предприятия (Рапорт руководителю)

Программный продукт содержит инструментарий для руководителя, позволяющий мониторить основные показатели деятельности предприятия и формировать различные отчеты для анализа и принятия управленческих решений.